Während Ihr Team behandelt, nimmt jemand ab.
Der KI-Telefonassistent geht ans Telefon, wenn am Empfang niemand frei ist. Er nimmt das Anliegen auf und schickt Ihrem Team eine fertige Telefonnotiz. Termine und medizinische Fragen bleiben bei Ihnen.
Für Physiotherapiepraxen im Rhein-Sieg-Kreis, persönlich eingerichtet und betreut.
So klingt ein Anruf
Ein Beispiel aus unserer Vorführpraxis „Physiotherapie am Lindenhof“. Aus genau diesem Gespräch entsteht die Telefonnotiz oben.
- Assistent
„Physiotherapie am Lindenhof, guten Tag. Sie sprechen mit der KI-Assistenz am Empfang. Was kann ich für Sie tun?“
- Anruferin
„Ich habe ein Rezept für Krankengymnastik und bräuchte Termine.“
- Assistent
„Gern. Darf ich Ihren Namen notieren?“
- Anruferin
„Erika Beispiel.“
- Assistent
„Danke, Frau Beispiel. Ist das ein Kassenrezept, und von wann ist es?“
- Anruferin
„Ja, von der Kasse, vom 4. September.“
- Assistent
„Vom 4. September, notiert. Unter welcher Nummer erreicht Sie das Team am besten?“
Rückrufnummer und Wunschzeiten werden aufgenommen und einmal wiederholt.
- Assistent
„Frau Beispiel, das Team meldet sich bei Ihnen.“
Was dabei im Hintergrund passiert
- Das Rezeptdatum wird wiederholt, damit kein Zahlendreher in der Notiz landet.
- Aus dem Datum berechnet das System, bis wann die Behandlung laut Heilmittel-Richtlinie beginnen muss.
- Weil die Frist bald abläuft, steht die Notiz ganz oben auf der Rückrufliste.
Gekürzt. Den Assistenten zeigen wir Ihnen gern live.
Live-Demo: sprechen Sie selbst mit dem Assistenten
Die Vorführpraxis „Physiotherapie am Lindenhof“ ist erfunden. Sprechen Sie einfach so, als wären Sie Patientin oder Patient, zum Beispiel: „Ich muss meinen Termin morgen absagen.“
So starten Sie
- Auf „Demo starten“ klicken.
- Unten rechts erscheint der Assistent. Dort auf „Anruf starten“ tippen und das Mikrofon erlauben.
- Der Assistent meldet sich zuerst. Dann einfach losreden.
Erst mit dem Klick auf „Demo starten“ wird der Sprachdienst unseres Partners Famulor geladen. Vorher werden keine Daten übertragen. Details in der Datenschutzerklärung.
Gut zu wissen
- Bitte keine echten Patientendaten nennen. Namen und Nummern einfach erfinden oder weglassen.
- Es wird keine Tonaufnahme gespeichert.
- Ein Testgespräch dauert höchstens vier Minuten.
- Am besten mit Kopfhörern oder in einem ruhigen Raum.
Was er übernimmt und was bewusst nicht
Der Assistent entlastet den Empfang. Entscheidungen trifft weiter Ihr Team.
Übernimmt er
- Anrufe annehmen, wenn niemand frei ist oder die Praxis geschlossen hat
- Neue Termine, Absagen und Rückrufwünsche aufnehmen
- Kurzfristige Absagen sofort markieren, damit der Platz neu vergeben werden kann
- Einfache Fragen beantworten, etwa zu Öffnungszeiten oder Kursen
- Auf Englisch, Türkisch, Russisch, Polnisch oder Ukrainisch weitersprechen
Übernimmt er nicht
- Termine eintragen oder zusagen
- Medizinische Auskünfte oder Einschätzungen
- Notfälle behandeln: Er verweist auf 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117
- Gespräche aufzeichnen
So kommt der Assistent in Ihre Praxis
Ihre Telefonnummer bleibt, Ihre Abläufe auch.
Kennenlernen
Ich komme in Ihre Praxis. Wir gehen durch, welche Anrufe Sie entlasten sollen und was das Team in der Notiz braucht.
Einrichten
Ich stimme den Assistenten auf Ihre Praxis ab: Begrüßung, Öffnungszeiten, Angebote, Ansprechpartner.
Testen und starten
Sie rufen selbst an und hören zu. Erst wenn alles passt, leiten Sie Anrufe um, zum Beispiel nur, wenn nach einigen Klingeltönen niemand abnimmt.
Datenschutz und Schweigepflicht
In einer Praxis geht es um Gesundheitsdaten. Deshalb ist das vor dem Start geregelt.
- Keine Tonaufnahme
- Gespräche werden nicht aufgezeichnet. Für die Telefonnotiz wird nur der Text verarbeitet.
- Automatische Löschung
- Gesprächsdaten werden nach einem Monat gelöscht.
- Verträge vor dem ersten Anruf
- Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Verpflichtung zur Verschwiegenheit nach § 203 StGB.
Ein Ansprechpartner aus der Region
Ich bin Mathis C. Müller und komme aus dem Rhein-Sieg-Kreis. Ich richte jeden Assistenten selbst ein, teste ihn mit Ihnen und bleibe danach Ihr direkter Ansprechpartner. Kein Callcenter, keine Warteschleife.
Häufige Fragen
Bleibt unsere Telefonnummer?
Ja. Sie richten bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung ein, zum Beispiel nur bei besetzt, wenn niemand abnimmt oder außerhalb der Sprechzeiten. Ihre Patienten wählen weiter dieselbe Nummer.
Warum vergibt der Assistent keine Termine?
Weil Ihr Team am besten weiß, welcher Termin zu welchem Patienten und welcher Verordnung passt. Der Assistent nimmt Wunschzeiten auf, Ihr Team entscheidet und ruft zurück. So entstehen keine Doppelbuchungen.
Was passiert, wenn jemand Schmerzen oder einen Notfall schildert?
Der Assistent gibt keine medizinischen Auskünfte. Bei Notfällen verweist er auf den Notruf 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117.
Versteht er auch Patienten, die kein Deutsch sprechen?
Er spricht Deutsch, Englisch, Türkisch, Russisch, Polnisch und Ukrainisch. Die Telefonnotiz für Ihr Team kommt immer auf Deutsch.
Was kostet das?
Das hängt davon ab, wie viele Anrufe Ihre Praxis hat und welche Zeiten der Assistent abdecken soll. Nach dem Kennenlernen bekommen Sie ein schriftliches Angebot.
Lernen wir uns kennen
Ich komme in Ihre Praxis und zeige Ihnen den Assistenten live. Das dauert etwa 20 Minuten und ist unverbindlich.